Успешно предприятие начало новый 2020 год: с существенным ростом объемов поставляемой продукции практически по всем направлениям. Однако все изменила пандемия коронавируса COVID-19: Указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239, последовавшими за ним Указами Мэра Москвы, последние дни марта и весь апрель были объявлены нерабочими. Затем данный режим «работы», точнее – ограничения работы для большинства предприятий, был распространен до 11 мая.
Как справилась компания с этими форс-мажорными обстоятельствами? С этим вопросом мы обратились к генеральному директору ООО «НПФ «РАСКО» Сергею Алексеевичу Золотаревскому.
‒ Действительно, начавшийся в марте с одиночных случаев рост заболеваемости новой коронавирусной инфекцией к концу месяца приобрел лавинообразный характер. Потребовал не только от органов власти на всех уровнях, но и от руководителей предприятий всех отраслей промышленности принятия неординарных мер. И если в начале кто-то еще думал, что все как-то «рассосется», то вскоре иллюзий не осталось. В итоге 25 марта Президент России своим Указом № 206 объявил период с 30 марта по 3 апреля нерабочими днями. Затем последовали Указы Президента от 2 апреля № 239 и от 28 апреля № 294, которыми период нерабочих дней (причем с сохранением заработной платы за счет работодателя) продлевался сначала до 30 апреля, а затем и до 11 мая, соответственно. При этом в Москве, наиболее проблемном регионе с точки зрения заболеваемости COVID-19, все это подкреплялось Указами Мэра Москвы, максимально ограничившими трудовую деятельность в городе. С 12 мая, в соответствии с Указом Мэра от 7 мая 2020 г. № 56-УМ, деятельность промышленных предприятий в Москве наконец-то была возобновлена. Но с массой оговорок и ограничений, потребовавших как от работодателей, так и от сотрудников целого ряда дополнительных усилий, чтобы не допустить взрывного роста числа заболевших.
Каким образом компания продолжила выполнять свои обязательства перед заказчиками и контрагентами в этих условиях?
‒ В данной ситуации наше предприятие фактически оказалось между двух огней. С одной стороны, в соответствии с требованиями Указа Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ (и последующими за ним многочисленными редакциями, расширяющими запреты на деятельность и продлевающими сроки данных запретов), в частности, п. 4 Указов и п. 8 Приложения 3 к данным Указам, мы должны были приостановить свою деятельность на указанный (постоянно продлеваемый) срок. С другой, согласно п. 6 данных Указов, мы вроде бы могли продолжить работу в случае исключения доступа посетителей и обеспечения повышенных мер безопасности для сотрудников, которых технологически невозможно перевести на удаленный режим работы. К тому же необходимость продолжения нашей работы диктовалась необходимостью своевременного выполнения многочисленных заказов предприятий непрерывного цикла, таких как Мосгаз, Мособлгаз, структурные подразделения АО «Газпром», региональные предприятия тепловых сетей, а также их непосредственных подрядчиков, выполняющих строительные и ремонтные работы, в том числе по строительству новых инфекционных больниц в Новой Москве, Калужской области и других регионах.
Уже 6 апреля, сразу по окончании первоначально объявленной нерабочей недели, а затем 11 апреля, как только стало известно о запрете работы в Москве предприятиям оптовой торговли, мы незамедлительно обратились за разъяснениями в Правительство Москвы, приложив к нему копии многочисленных обращений в наш адрес упомянутых предприятий непрерывного цикла об обеспечении своевременных поставок заказанной продукции. Одновременно до сведения наших клиентов была доведена информация о временной приостановке отпуска заказанной продукции самовывозом непосредственно с нашего склада и ее отгрузке только через транспортные компании. При этом мы, безусловно, понимали неудобство такой работы, прежде всего – для наших ключевых клиентов, получающих продукцию в больших объемах и, как правило, собственным автотранспортом. Поэтому проинформировали их о наших обращениях и попросили содействовать оперативному решению данных вопросов, используя авторитет в Москве и Московской области таких организаций, как Мосгаз, Мособлгаз, Мосэнерго, и понимание властными структурами уровня решаемых ими задач.
А что Ваше предприятие предприняло для защиты здоровья Ваших сотрудников? В том числе по выполнению соответствующих требований органов власти, включая перевод сотрудников на дистанционную работу?
‒ Уже с начала года, анализируя ситуацию с распространением коронавирусной инфекции в мире и понимая неизбежность ее «прихода» в Россию и, прежде всего, в Москву, как главный транспортно-пересадочный узел страны, мы стали принимать превентивные меры по обеспечению безопасности наших сотрудников и посетителей в офисе и на складе. Во-первых, оперативно были закуплены санитайзеры, средства дезинфекции и индивидуальной защиты. Приказом по предприятию установлен регламент их применения, проветриваний помещений, социального дистанцирования, приема и отпуска посетителей (пока это было возможно) и т. д.
Одновременно была проанализирована возможность перевода максимально возможного числа сотрудников на удаленный режим работы, разработаны и реализованы соответствующие технические решения. В кратчайшие сроки, с использованием современных облачных технологий, внедрена виртуальная АТС с единым многоканальным номером телефона, интегрированная с имеющимся многоканальным номером. Это позволило сохранить возможность непосредственного общения клиентов с работающими «на удаленке» специалистами предприятия через единый многоканальный телефон предприятия. Также в удаленном режиме смог успешно продолжить работу секретариат предприятия, имеющий возможность, как и прежде, переключать клиентов, которые не знают добавочные номера необходимых сотрудников или к кому лучше обратиться по соответствующему вопросу, на соответствующих специалистов.
При этом, естественно, сохранились все прочие способы размещения заказов клиентов на необходимую им продукцию: посредством электронной почты, непосредственно на сайте предприятия, через страницы НПФ «РАСКО» в социальных сетях. Одновременно ежедневно, строго по ранее установленному графику, получалась и доводилась до сведения соответствующих служб информация об оплаченных заказах и производились заказ и оплата продукции нашим поставщикам.
Вероятно, возможность реализации данных технологий базируется на определенных программно-технических продуктах? Расскажите, пожалуйста, об этом подробнее.
‒ Естественно, никакая удаленная работа не могла бы быть возможной, если бы еще год назад не был осуществлен переход всех служб предприятия на работу в системе «1С Предприятие 8.3». Для этого было выбрано прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8.3», которое на сегодня является одним из наиболее передовых для компаний нашей сферы деятельности и позволяет обеспечить слаженную работу не только подразделений внутри организации, но и взаимодействие с внешним окружением (клиентами, поставщиками, партнерами). Подготовка к переходу на «1С: Комплексная автоматизация 8.3» была произведена в кратчайшие сроки – с января по март 2019 г. В ходе нее, с привлечением сторонних специалистов, но преимущественно собственными силами, под руководством финансового директора предприятия Е. Саниной, была перенесена информация из старой программы, а прикладное решение 1С существенно доработано и настроено с учетом специфики работы НПФ «РАСКО». Одновременно в течение указанного срока проводилось обучение работе в новой программе сотрудников всех подразделений.
Переход на новую систему «1С: Комплексная автоматизация 8.3» произошел 1 апреля 2019 г. За прошедший год программа была максимально адаптирована под нужды организации, включая возможность удаленной работы и электронного документооборота, что и позволило нам продолжать эффективно работать в этот сложный период.
Кроме того, наше предприятие давно и активно использует электронный документооборот (ЭДО) юридически значимыми документами не только с банками (посредством систем «Клиент-Банк»), но и с деловыми партнерами – с использованием услуг ведущих операторов ЭДО – «Контур. Диадок» и «Компания Тензор». Это не только удобно, выгодно и быстро, но и дает возможность обмена любыми документами между юридическими лицами «не выходя из дома». Таким образом, за счет использования перечисленных и ряда других современных технологий, при переходе «на удаленку» качество обслуживания клиентов практически не пострадало.
В 1-м квартале текущего, 2020 года НПФ «РАСКО» начало полномасштабное «наступление», предложив нашим клиентам не только новые проектно-технические решения и существенно расширившуюся за прошлый год продуктовую линейку продукции под брендом РАСКО (рис. 1), но и перечисленные выше технологии работы с клиентами и их заказами. Это нашло непосредственное отражение в экономических итогах работы за квартал. К сожалению, начало 2-го квартала (и даже самый конец 1-го квартала) совпало с введением жестких карантинных мер во всех регионах страны, но прежде всего – в Москве и Московской области, на которые приходится более половины заболевших в России. Несмотря на это, компания подтвердила способность успешно работать в форс-мажорных условиях «новой реальности», которую принесла человечеству пандемия COVID-19, и при этом, как и прежде, обеспечивать максимально возможное удовлетворение потребностей наших партнеров, как многолетних, так и новых, в современном энерго- и ресурсосберегающем оборудовании. Как всегда, комплексно, в максимально сжатые сроки и по минимальным ценам. Подтвердив в очередной раз высокий профессиональный уровень своих сотрудников.
Уверены, что большинство наших клиентов даже не почувствовало, что их заявки принимались и обрабатывались, платежи контролировались, а необходимые заказы своевременно запускались в производство или готовились к отгрузке с использованием удаленных методов работы. В результате по итогам апреля среднее количество обрабатываемых заказов и выставляемых по результатам этого счетов на поставку снизилось не более чем на 10–15% от обычного уровня. Да и это явилось следствием, скорее, вынужденного снижения деловой активности или приостановки работы наших клиентов. Потому что наши менеджеры, понимая всю сложность ситуации, работали и работают в данных условиях, как говорится, «до последнего клиента», т. е. тщательно обрабатывают ВСЕ поступающие заявки.
Спасибо. И в заключение: эпидемия пройдет, жизнь вернется в нормальное русло. Какой опыт Вы предполагаете извлечь из данной ситуации и применять в дальнейшем?
‒ Конечно, удаленная работа руководства, секретарей, менеджеров, бухгалтерии является не оптимальным, а вынужденным и временным решением. Однако, безусловно, накопленный в результате сложившейся ситуации опыт является бесценным и обязательно будет использован после нормализации ситуации. Уже сейчас очевидно, что примененные технологии позволят, как минимум:
1) увеличить скорость обработки заказов клиентов;
2) повысить оперативность связи клиентов с ведущими специалистами предприятия, например, в период нахождения последних вне офиса;
3) в максимально возможной степени перейти на электронный документооборот;
4) обеспечить функционирование предприятия с использованием резервных каналов связи, а значит – повысить надежность его работы;
5) минимизировать влияние «человеческого фактора» на результаты работы предприятия посредством «программного» отслеживания каждого заказа – от его принятия до исполнения;
6) обеспечить повышение эффективности работы предприятия в целом за счет постоянного оперативного контроля экономических результатов работы по каждому направлению, своевременной подготовки и реализации необходимых управленческих решений.
Журнал ТПА №3(108), 2020 (готовится к печати)