Станислав Ким, генеральный директор ООО «Нормдокс», Санкт-Петербург
Сегодня все больше компаний используют конкурсные процедуры для выбора поставщика разнообразной продукции и услуг, в том числе и стандартов. Государственные и коммерческие компании с госучастием обязаны проводить их, если сумма закупки превышает 100 000 р. Коммерческие компании проводят их, чтобы исключить ситуации, когда на выбор поставщиков могут повлиять личные интересы сотрудников. Сумма таких тендеров определяется каждой компанией индивидуально. Закупка стандартов через конкурсные процедуры, сравнительно молодая практика, поэтому возникает множество проблем при их реализации. Процедуры усложняются не только за счет дополнительных требований законодательства и внутренних документов, но и за счет вовлечения дополнительных структур и организаций, которые крайне далеки от вопросов стандартизации. Зарубежные и международные стандарты защищены авторским правом, и следует учитывать нюансы работы с ними при формировании пакета конкурсной документации.
На что следует обращать внимание при организации конкурсной процедуры на поставку зарубежных и международных стандартов?
1. Различие поставки документов по однопользовательским и сетевым лицензиям
При формировании начальной (максимальной) стоимости контракта и требований к поставщику, следует четко понимать разницу между поставками документации по однопользовательским и сетевым (многопользовательским) лицензиям:
Однопользовательская лицензия – это право на использование одного экземпляра документа. Копировать документ, распространять, помещать его в места общего доступа, в архивные и другие электронные системы запрещено. Соответственно, пользоваться данным экземпляром (электронным или печатным) может только один человек.
Сетевая лицензия – это право на использование документа многими сотрудниками организации. Приобретая сетевую лицензию на стандарт, компания получает право копировать документ, передавать его другим сотрудникам организации, размещать его в локальной сети или информационной системе организации в соответствии с условиями лицензионного соглашения.
Заказчику на этапе формирования закупочной документации необходимо понимать, какая форма лицензии на стандарты необходима для целей и задач организации. Это позволит избежать ситуации, когда при формировании начальной цены контракта были заявлены цены на однопользовательские версии, а закупка по факту необходима на сетевую лицензию, так как, например, требуется передавать документацию организациям, входящим в группу компаний покупателя.
2. Ответственность за нарушение авторских прав
Заказчики включают в договор пункт о том, что вся ответственность за нарушение авторских прав возлагается на поставщика. На деле поставщик может отвечать только за легитимность поставки
документа. Ответственность за использование стандартов в соответствии с лицензионными условиями внутри предприятия заказчика лежит только на самом заказчике.
3. Право на цитирование текстов стандартов
Разрешения и запреты на цитирование текстов документов устанавливаются индивидуально каждым разработчиком. Поэтому включать этот пункт в договор с поставщиком не имеет смысла, он не может влиять на эти условия.
4. Требования к формату поставки стандартов
Часто в условиях контрактов указано, что поставка стандартов должна быть произведена:
* На бумажном носителе и в онлайн доступе одновременно
Это является нарушением при поставке как однопользовательских, так и сетевых лицензий. В случае с однопользовательскими лицензиями возможна поставка только в одном варианте, выбор может быть предоставлен из вариантов, разрешенных разработчиком. В случае с сетевыми лицензиями, поставка осуществляется в электронном формате через онлайн доступ или пересылку на носителе. Смешение форматов поставки стандартов фактически возможно только при двух разных лицензий одновременно, что, соответственно, значительно поднимет стоимость закупки.
* На электронном носителе с предоставлением копии титульного листа на бумаге
При поставке документа в электронном виде поставщик не имеет право на печать и копирование, как полного текста документа, так и его частей.
* Поставка электронного документа как товара по товарной накладной
Если доступ к стандартам осуществляется в электронном виде, то в зависимости от вида лицензии может оформляться либо актом передачи прав, либо актом оказанных услуг.
Каким требованиям должен отвечать поставщик зарубежных и международных стандартов?
При проведении конкурсных процедур к поставщикам зарубежных стандартов выдвигается множество требований. Часть этих требований не несут никакой пользы, а создают лишние барьеры для эффективной работы, как поставщикам, так и самим заказчикам.
КАКИЕ ТРЕБОВАНИЯ ЧАЩЕ ВСЕГО ВЫДВИГАЮТ К ПОСТАВЩИКАМ:
* Подтверждение исключительности поставщика
Нет смысла требовать документ об исключительности поставщика, если он сам не заявляет о своих эксклюзивных правах на поставку. Чаще всего разработчики имеют несколько дилеров, обычно это открытая и широко известная информация.
* Контракты с организациями – разработчиками стандартов
Контракты являются конфиденциальными документами, поставщик не имеет права раскрывать эту информацию.
* Подтверждение аналогичного опыта
Частым требованием к поставщику является предоставление информации об аналогичных контрактах с другими клиентами, а также закрывающих документов по этим контрактам. В случае с поставкой стандартов это условие сложно выполнить, т. к. большая часть заказчиков требует конфиденциальности договорных условий.
* Гарантийное письмо
Предоставление гарантийного письма о праве распространения стандартов за подписью руководителя организации-поставщика – требование, которое несложно выполнить и которое не дает никаких гарантий того, что компания-поставщик имеет право на распространение зарубежной документации. Это равносильно тому, что руководитель компании говорит вам: «Поверьте мне», и вы верите.
* Лицензия на вид деятельности
Поставка зарубежных стандартов – вид деятельности, который не подлежит лицензированию.
* Предоставление информации о конкурентах
При проведении конкурсной процедуры конкурентами являются участники конкурса. Каждый участник подает аналогичный пакет документов, содержащий всю необходимую информацию о компаниях. Если заказчик хочет получить общее представление о положении дел на рынке – следует заказать проведение маркетингового исследования рынка.
ЧТО НАДО ТРЕБОВАТЬ:
Письма от компаний – разработчиков стандартов о том, что данная конкретная компания-поставщик имеет права на поставку стандартов в требуемом формате лицензирования и их переводов.
Организационные вопросы проведения конкурсных процедур
При проведении конкурсных процедур без учета особенностей поставки зарубежных стандартов, заказчики ставят потенциальных поставщиков в условия, при которых участие в конкурсе не всегда возможно, это касается:
1. Сроков подачи заявок
Объем работ, который требуется провести для формирования ценового предложения, в случае крупной закупки достаточно велик. Скорость выполнения этих работ часто зависит не от поставщика, а от сроков ответа разработчиков стандартов. Разработчикам требуется время, чтобы сформировать КП в соответствии с заявленными условиями закупки, после чего поставщику необходимо проверить эти условия и просчитать дополнительные затраты, связанные с поставкой стандартов на территорию РФ. Одной недели для проведения таких работ обычно недостаточно.
2. Сроков исполнения контракта
При указании срока поставки стандартов требуется учитывать, в каком виде поставляется документация (электронном или печатном), требуется ли ее перевод (объемы).
3. Заниженной начальной (максимальной) цены контракта
Это не позволяет добросовестным поставщикам участвовать в процедуре. В некоторых случаях цена контракта настолько мала, что неспособна покрыть лицензионный платеж разработчикам стандартов, тут речь уже не идет о покрытии затрат. А тем более прибыли для компании-поставщика. Такая ситуация приводит к выбору победителя в закупке нелегального поставщика, способного предложить низкую цену за счет поставки нелегитимных версий стандартов без отчислений лицензионных платежей разработчикам стандартов.
4. Полной или частичной постоплаты контракта
Себестоимость стандартов чрезвычайно высока. Речь идет о значительных для среднего и малого бизнеса суммах, если заключать контракт на условиях постоплаты. Особенно критичными такие условия становятся при установлении длительных сроков постоплаты, более 30 дней. Ведь разработчик стандартов требует уплаты лицензионного взноса от своего дистрибьютора в основном на условиях предварительной оплаты.
5. Срока действия цены
Закупка зарубежных стандартов происходит в валюте, и цена, которую предлагает поставщик, может меняться в соответствии с изменениями курса, длительная фиксация цен в рублях для заказчика может привести поставщика к значительным убыткам при резких скачках курса валют.
6. Открытия счета в конкретном банке
Заказчик требует открытия счета в конкретном банке, так как опасается проводить операции с другими банками. Получается, что компания, которая регулярно участвует в конкурсах, обязана иметь счета в большом количестве банков – это большие и неоправданные трудозатраты и материальные затраты.
7. Документационного обеспечения конкурса.
При формировании пакета документов организатор конкурсной процедуры должен понимать, что особенности работы со стандартами требуют разработки индивидуальных форм договоров. Иногда заказчики берут за основу и пытаются адаптировать договоры на закупку оборудования, но это не решает проблему, а создает новые. Договор на поставку стандартов сродни договору на программное обеспечение. Он не может быть типовым, а должен разрабатываться с учетом особенностей не только организации-заказчика, но и с учетом требований разработчиков поставляемых стандартов. Важным условием при формировании контракта является внимательность к названиям и обозначениям закупаемых документов. Здесь играет роль каждая буква и цифра. Если заказчик хочет получить именно те документы, в которых нуждается, он должен особенно тщательно проверять перечень закупаемой продукции.
Какие шаги нужны, чтобы сделать процесс проведения конкурсных процедур более эффективным:
1. Повышать уровень образованности не только специалистов отделов стандартизации, но и сотрудников тендерных отделов касательно вопросов, связанных с закупкой и применением зарубежных и международных стандартов.
2. Отладить процесс взаимодействия организаторов торгов с потенциальными участниками на этапе запроса предложений.
3. Привлекать к консультированию и приглашать к участию легальных дистрибьюторов зарубежных и международных стандартов.